今日から始めるファシリテーション

アジャイル開発, スクラム開発, チームビルディング, ファシリテーション, 社内勉強会

こんにちは。ソリューション開発部の川口です。

1時間で終わる予定の会議が何故か長引き、終わってみれば2時間経っていた…

議題とは関係ない話で議論が白熱してしまっているが、水を差すのも気が引ける…

そもそも議題が何なのかも、会議にどれくらい時間をかけるのかも何だかハッキリしていない…

皆さんの職場において、こんなモヤモヤした会議は行われていないでしょうか?

ファシリテーション」の心得のある人がほんの少し行動するだけで、こういった状況は改善出来ます。

ファシリテーションとは

ファシリテーション(英: Facilitation)は、会議、ミーティング等の場で、発言や参加を促したり、話の流れを整理したり、参加者の認識の一致を確認したりする行為で介入し、合意形成や相互理解をサポートすることにより、組織や参加者の活性化、協働を促進させるリーダーの持つ能力の1つ。

ファシリテーション – Wikipedia

要するに、会議で参加者から意見を引き出したり、話の流れを可視化して、合意形成に至るためのサポートをするスキルを指します。議題については言及せず、ファシリテーション自体を主目的として会議に参加する人をファシリテーターと呼びます。

前述のような問題が起こる原因は、ファシリテーションを行う人が誰もいないからである、と言えるでしょう。

  • 議題を共有し、どれくらいの時間で何を達成するのがこの場のゴールなのかを、会議の最初に話して合意する
  • 議題と関係ない話になったら一旦ホワイトボードの隅に書き留めて、その話については場を改めるよう促す

これが正解であると一概には言えませんが、こういった対処が考えられます。

分科会の発足と背景

昨年お客様と共にスクラム開発を行った際、私はスクラムマスターとして活動していました。

セレモニーと呼ばれるいくつものイベントを開催し、チーム全員から意見を引き出し、議論し、合意してもらう流れを幾度となく行う最中で、ファシリテーションの重要性、そして何より面白さ・奥深さを実感しました。

もっとファシリテーションについて勉強・実践してみたいという思いから、新たな分科会として立ち上げてみた所、同志が集まってくれ、活動を開始しました。

昨年中は書籍での学習や研修の受講を主に行いましたが、今年は自分たちで実践の場を作り、それをレポートしていく予定ですので、ファシリテーションスキルを身につけたい方の参考になれば、幸いです。

活動レポート

そんなわけで早速ですが、2019年最初の活動のレポートです。

各自の思いを共有した

各自に事前に考えておいて貰った、この分科会の活動を通して「こうなりたい」「こんなことをやってみたい」といった思いを全員で共有しました。

  • 書籍で学習するだけでは身に付かないと感じるので実践してみたい
  • ホワイトボードの使い方がうまくなりたい
  • 中立の立場で会話を進められるようになりたい

などなど…。

どうやって実現するのかを話した

ではそういった思いを実現するためにどうするかを話しているうちに…

  • ファシリテーションを意識してしゃべる力
  • わかりやすいホワイトボードを書く力

いずれもファシリテーションスキルの一部といえますが、これらを同時に鍛えるのはなかなか難しいのでは?という話になりました。

ならばヒヨッコの我々が欲張っても仕方ない、まずはひとつずつということで、今回はホワイトボードを書く力にフォーカス。

やってみた

特定のテーマについて、5分間の議論を行います。

1名はファシリテーターとして、議論をホワイトボードに可視化する役割。残りのメンバーは議論に参加。

議論が終わった後は、ホワイトボードに書かれていない情報はない?この書き方はよい!ここは自分だったらこうするかも…などなど、可視化された内容を見ながらフィードバックタイムです。

今回テーマとして採用したのは下記の2つ。

  • 永遠の論争テーマ きのこ vs たけのこ
  • 朝ごはんはどっち派? ごはん vs パン

そしてこちらが実際にやった後のホワイトボードです。

永遠の論争テーマ きのこ vs たけのこ

永遠の論争テーマ きのこ vs たけのこ

朝ごはんはどっち派? ごはん vs パン

朝ごはんはどっち派? ごはん vs パン

※漢字が間違っている箇所についてはご容赦ください…

学んだこと

ホワイトボード下部に色々と書き連ねられていますが、盛り上がったのはこんな話題でした。

ホワイトボードに書く目的を考えさせられた

  • 流れに沿って書き、議論を可視化して道標にするのか
  • 後から見返して内容がわかるように書き残すのか(レコーディング)

書籍を読んでいる時は前者の用途だとわかっていたつもりでも、ついつい後から見返すことばかりを想定してしまい、最初から小綺麗にまとめようとしてしまっていたな、という気付きがありました。

ただ今回はそこまでホワイトボードを道標とする必要性を感じなかったため、議論の時間をもう少し延ばしたり、単純な対立構造ではないテーマで行ってみるといったことも、試してみる価値がありそうです。

グラフィックの有用性

きのことたけのこをグラフィックで表現しているのを見て、絵心の無い私がやったら絶対字で書いていたな…なるほど…と唸りました。

10個程度のグラフィックパーツを組み合わせればほとんどのモノを表現できる「グラフィックファシリテーション」という手法があり、「速く」「わかりやすく」書く事を目的としているとのことで、これは習得して使いこなしたいところです。

最初から意見を分類するのは難しい

まさに今回のテーマのような対立構造の場合、象限を設けての分類はついついやりたくなる事ではないでしょうか。

議論を可視化するにあたって最初からやろうとしてしまうと、当てはまらない意見が出てきた際、なかなか扱いに困ります。意見が概ね出揃い、整理する段階で区切って分類するのが良いかもしれません。

まとめ

  • モヤモヤした会議はファシリテーションで変えていける!
  • まずは議論の内容をひたすらホワイトボードに書いてみよう!
  • 練習は3~4人いれば実践できる!

もちろん読書や研修の受講も重要ですが、やはり実践以上に身になる学習は無いと痛感しました。

今後もファシリテーションスキル向上に役立つ情報をお伝えしていければと思いますので、お楽しみに!

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